Für einen geplanten und optimalen Bauablauf wurde vor Ausführungsbeginn dem Auftraggeber ein Bauablaufplan zur Verfügung gestellt. Hier kann dieser alle Vorgänge und für ihn relevanten Abhängigkeiten ablesen und für seine Koordinierungspflicht mit anderen Gewerken verwenden.

Um Störungen im Bauablauf dokumentieren zu können, hilft das Bautagebuch. Hier werden der Planeingang, die Baubehinderung (Beginn, Dauer, Ende), Anordnungen und Besuche aufgenommen. Es empfiehlt sich eine Nummerierung von Behinderungen oder Anordnungen je Tatbestand. Diese erleichtert eine spätere Zuordnung und Ausarbeitung der Mehrkosten- bzw. Schadensermittlung je Störung.

Als Ergänzung zum Bautagesbericht empfiehlt sich die Dokumentation mittels Foto- und Videotechnik. Somit können sich Dritte nicht nur textlich und verbal, sondern auch visuell einen Eindruck vom tatsächlichen Bauablauf machen.

Wichtig: Vertragsrelevante Informationen wie Behinderungs-, Bedenken-, Mehrkostenanzeigen etc. sind zusätzlich nochmals schriftlich (Einwurfschreiben) dem Auftraggeber mitzuteilen!

Die erbrachten Leistungen werden täglich schriftlich im Bautagebuch festgehalten. Es sollte hier die vertraglich vereinbarte Leistungsposition mit Angabe der Positionsnummer, Kurzbezeichnung und Mengeneinheit aufgeführt werden. Jetzt werden die ausgeführte Menge und die Örtlichkeit der Leistungsposition zugeordnet.
Sollten Baustoffe auf der Baustelle eingegangen sein, sind diese mit Angabe des Herstellers, Produktname, Lieferscheinnummer und Menge im Bautagesbericht zu vermerken.

Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass später nachgewiesen werden kann, welche Leistungen und verwendeten Baustoffe wo, wann und von wem verbaut worden sind. Der Auftragnehmer kann damit sein Haftungsrisiko deutlich reduzieren!

Das Führen eines Bautagesberichtes (= Bautagebuch) auf einer Baustelle dient der konkreten Nachweisführung, wo, was, wie, wann, warum und durch wen erbracht worden ist.

Das Bautagebuch stellt neben dem Leistungsverzeichnis und dem Vertragsterminplan die wichtigste Grundlage für die Rekonstruktion des tatsächlichen Bauablaufes dar. In der aktuellen Rechtsprechung wird dem Bautagesbericht die höchste Aussagekraft bestätigt.

Der Bericht wird vom ausführenden Unternehmen erstellt und sollte wöchentlich dem Auftraggeber zur Gegenzeichnung vorgelegt werden. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, eine Unterschrift zu leisten! In dieser Situation ist der Zugangsnachweis durch den Auftragnehmer zu führen! Folgende Vorgehensweise hat sich in der Praxis bewährt:
Alle Tagesberichte einer Kalenderwoche werden im Büro gesammelt und als Einwurfschreiben vorbereitet. Im beigefügten Anschreiben werden die Tagesberichte mit der laufenden Nummer, Seitenzahl und Datum aufgeführt. Das Anschreiben wird von zwei Personen unterschrieben. Im Streitfall kann somit durch einen Zeugen bestätigt werden, was genau an den Auftraggeber versandt wurde.

Zuerst werden die baustellenrelevanten Daten wie Projekt, Ort, Tag, Wetter und Datum erfasst. Die Angaben der Witterungsverhältnisse inkl. min./max. Temperaturen am Ausführungstag sind besonders wichtig. Spätere Mängelanzeigen von Bauteilen, die aufgrund von Witterungseinflüssen angebliche Mängel vorweisen, können mit dem Bautagesbericht entkräftet werden.

Nun wird der Einsatz des eingesetzten Personals mit Angaben über Name, Position, Uhrzeit von/bis und Pausen eingetragen. Diese Informationen können später helfen, Verzugsanzeigen vom Auftraggeber aufgrund fehlender oder angeblich zu geringer Personalstärke zu entkräften. Die Personalstärke sollte vor Baubeginn in einem Bauablaufplan dem Auftraggeber mitgeteilt werden. Sollte der Auftraggeber eine spätere Erhöhung des Personals fordern, liegt hier eine Beschleunigungsanordnung vor. Die entsprechenden Mehrkosten sind dem Auftraggeber vor Ausführungsbeginn anzuzeigen und können anhand des Bautagesberichtes eindeutig nachgewiesen werden.

Der Regelablauf beim Personal gilt auch für eingesetzte Geräte, Fahrzeuge und Nachunternehmer.